Seplai : solution d’e-procurement durable pour optimiser vos achats

Les équipes achats n’ont jamais eu autant de défis à relever : réduire les coûts, sécuriser les sources d’approvisionnement, intégrer des critères RSE, tout en assurant une expérience fluide aux collaborateurs. C’est précisément là que Seplai entre en scène. Cette solution SaaS d’e-procurement relie votre ERP, vos fournisseurs et vos acheteurs au sein d’une même interface.

Alors, comment ça marche concrètement ? Qu’est-ce qui distingue Seplai d’un ERP classique ? De quelle façon l’outil peut-il verdir vos achats ? Et surtout, comment mener un déploiement en trois mois chrono ? On fait le tour de la question.

Qu’est-ce que Seplai ? Définition et concept

Seplai, c’est quoi concrètement ?

Seplai est une plateforme d’e-procurement B2B qui couvre l’ensemble du cycle d’achat – stratégique comme non stratégique – de la demande jusqu’au paiement, en passant par la sélection fournisseur, la commande et le suivi.

Imaginez une marketplace B2B, privée et entièrement personnalisable, greffée à vos systèmes (ERP, compta, SIRH). Elle vous permet :

• de normaliser vos processus achats,
• d’automatiser les commandes récurrentes,
• d’obtenir une vue temps réel sur les dépenses,
• et de mesurer l’empreinte environnementale de chaque achat.

Le tout en mode SaaS : un simple navigateur suffit, fini les serveurs à maintenir, les mises à jour arrivent toutes seules.

Origine et mission de Seplai

Seplai appartient à cette nouvelle génération d’outils pensés nativement pour :

• digitaliser la chaîne d’approvisionnement de A à Z,
• réduire la part de tâches manuelles (emails, tableurs),
• inscrire la durabilité et la conformité RSE au cœur de chaque décision d’achat.

Son ambition ? Simplifier les achats, les rendre transparents et responsables, sans ajouter de lourdeur pour les équipes ni freiner les opérationnels.

À qui s’adresse la solution ?

Les profils les plus concernés sont :

• ETI et grands groupes gérant un volume massif d’achats indirects (IT, MRO, marketing, prestations),
• entreprises multi-sites qui cherchent à harmoniser leurs pratiques et leurs panels fournisseurs,
• organismes publics ou parapublics soumis à une forte pression réglementaire,
• scale-ups déjà équipées d’un ERP, mais en quête d’un front-office achats plus agile.

En clair : si vous jonglez avec des centaines de fournisseurs, des milliers de lignes de commande et une montagne d’exigences RSE, Seplai mérite un sérieux coup d’œil.

Différence avec un ERP traditionnel

On entend souvent : « Seplai va-t-il remplacer mon ERP ? » Pas du tout.

L’ERP (SAP, Oracle, Sage…) orchestre l’ensemble des processus de l’entreprise – finance, stocks, RH. Les modules achats y sont puissants, mais pas toujours taillés pour la vie quotidienne des utilisateurs et leur évolution peut s’avérer compliquée.

Seplai, lui, s’installe comme une surcouche e-procurement dédiée :

• interface claire pour demandeurs et acheteurs,
• catalogues produits et services centralisés,
• workflows automatiques de validation,
• restitution directe des bons de commande, factures et écritures dans l’ERP.

En résumé, Seplai n’est pas un ERP : c’est votre front-office achats, branché sur votre back-office existant, qui fluidifie et enrichit le process.

Fonctionnalités clés de Seplai

Gestion des fournisseurs et des catalogues

Premier pilier : une gestion fournisseur digne de ce nom.

Dans la pratique, vous pouvez :

• rassembler toutes les données fournisseurs (légal, bancaire, certifications, contrats) dans un référentiel unique,
• piloter des catalogues avec tarifs négociés, conditions particulières, dates de validité,
• mettre en place des punch-outs vers vos partenaires stratégiques,
• mettre en avant des fournisseurs « recommandés » selon le prix, la qualité ou la durabilité.

Côté utilisateur, la recherche ressemble à un site d’e-commerce : filtres, visuels, comparateurs de prix et de délais. Pas besoin de mode d’emploi pour passer commande.

Automatisation du cycle de commande

Le cycle Procure-to-Pay s’enchaîne sans friction :

• Demande d’achat : formulaires pré-remplis grâce aux catalogues,
• Validation : règles modulables par montant, catégorie, centre de coûts,
• Bon de commande envoyé automatiquement une fois le feu vert obtenu,
• Réception / service fait : confirmation par l’utilisateur final,
• Appariement facture / commande (3-way matching) pour limiter litiges et erreurs.

Relances, notifications, approbations simples… tout ce qui peut être automatisé l’est, ce qui réduit le temps de traitement et les achats hors canal.

Suivi, traçabilité et conformité

Chaque action est consignée : qui a fait quoi, quand, comment, avec quelles conditions. En cas d’audit, le fil d’Ariane est prêt.

Côté conformité, Seplai vérifie :

• validité des documents (Kbis, attestations, certifications),
• respect des politiques internes (plafonds, fournisseurs imposés),
• engagements contractuels (SLA, volumes, pénalités).

Ces données alimentent ensuite vos évaluations fournisseurs et vos renégociations.

Analyse des dépenses et reporting

Tableaux de bord visuels à la clé : dépenses par fournisseur, famille, entité, pays ; suivi des économies, de la compliance fournisseurs, évolution des prix, indicateurs RSE… Un export Excel ou un coup d’API, et les données rejoignent votre BI maison.

Expérience utilisateur et support client

L’adoption est le nerf de la guerre. Seplai mise sur :

• une interface moderne façon marketplace,
• un moteur de recherche avec favoris,
• un design mobile pour valider en déplacement,
• un support réactif (chat, mail, base de connaissances).

Résultat : moins de contournements, moins de “je t’envoie un Excel”. Un vrai gain de sérénité pour les équipes.

Tarifs et modèles de facturation

Formules disponibles (Free, Pro, Enterprise)

La grille tarifaire évolue, mais le schéma reste classique :

• Free : périmètre limité (utilisateurs ou fournisseurs), parfait pour tester les flux de base,
• Pro : abonnement mensuel ou annuel, facturé par utilisateur ou par volume de commandes ; catalogues, workflows et reporting standard inclus,
• Enterprise : formule sur mesure ; intégrations avancées (ERP, SSO, API étendue), fonctionnalités RSE complètes, SLA renforcé.

Le plus simple ? Demander un devis en précisant vos volumes d’achats, vos sites et vos effectifs.

Coûts d’implémentation et formation

Au-delà des licences, anticipez :

• le paramétrage des workflows,
• les connecteurs ERP et le mapping des données,
• l’import des référentiels (fournisseurs, catalogues, centres de coûts),
• la formation des administrateurs, acheteurs, utilisateurs finaux.

Suivant la complexité de votre SI, cela prendra de quelques semaines à plusieurs mois. Seplai met d’ailleurs à disposition un chef de projet pour garder le rythme.

Retour sur investissement estimé

En règle générale, les projets e-procurement rentrent dans leurs frais en 12-24 mois grâce :

• à la baisse des achats hors contrat (parfois –20 % sur certaines familles),
• au gain de temps administratif (30-60 % plus rapide),
• à la consolidation des volumes auprès de fournisseurs clés,
• à la chute des erreurs de facturation et litiges.

Pour étayer votre business case, montez un calculateur de ROI maison : volume d’achats, coût de traitement unitaire, part d’achats hors process, économies projetées sur trois ans… Les chiffres parleront d’eux-mêmes.

Intégrations et mise en œuvre technique

Compatibilité ERP (SAP, Oracle, Sage, etc.)

Seplai se connecte avec les grands noms du marché :

• SAP (ECC, S/4HANA),
• Oracle (E-Business Suite, Oracle Cloud),
• Sage, Microsoft Dynamics, et toute une série d’ERP mid-market,
• solutions locales de comptabilité ou de gestion.

Le flux type :

• Seplai importe les données de base (fournisseurs, centres de coûts, plans comptables),
• gère demandes et commandes,
• renvoie les bons de commande validés et les réceptions vers l’ERP,
• passe les factures au back-office pour paiement.

API et webhooks : possibilités d’extension

Une API REST et des webhooks ouvrent la voie à des intégrations plus pointues :

• liaisons avec vos outils métiers (ITSM, GMAO, marketing…),
• alimentation de data lakes ou tableaux de bord BI,
• déclenchement de workflows spécifiques (notifications, écritures comptables, archivage).

Les plus avancés y branchent même leurs modèles d’IA pour catégoriser les dépenses, proposer des fournisseurs plus durables ou détecter des anomalies de prix.

Sécurité et gestion des données (RGPD)

Pas de compromis sur la sécurité. Seplai s’appuie sur :

• des data centers certifiés (ISO 27001…),
• le chiffrement TLS en transit et au repos,
• une gestion fine des droits (RBAC),
• une journalisation complète des actions,
• une conformité RGPD (droits d’accès, de rectification, de suppression).

Avant de signer, associez votre DPO et votre RSSI pour baliser les aspects contractuels (DPA, sous-traitance, localisation des données).

Avis, retours d’expérience et études de cas

Témoignages clients

Les entreprises qui utilisent déjà Seplai soulignent souvent :

• une visibilité retrouvée sur les dépenses pour la finance,
• une adoption rapide grâce à une UX inspirée du B2C,
• des cycles plus courts entre demande et commande,
• une intégration ERP fluide après un bon cadrage initial.

Comparaison avec les alternatives du marché

Face aux autres acteurs de l’e-procurement, Seplai marque des points sur plusieurs aspects.

• Seplai : RSE au cœur, mesure carbone, interface moderne, intégration ERP robuste.
• Solution de type suite ERP : très complète mais souvent lourde et rigide.
• Pure player marketplace : catalogue massif, personnalisation limitée, intégration plus légère.

En clair, Seplai se distingue par :

• une meilleure prise en compte de la durabilité,
• un design actuel et intuitif,
• une flexibilité de paramétrage précieuse pour coller à votre organisation.

Côté revers de la médaille :

• un outil de plus à intégrer et maintenir,
• une conduite du changement à anticiper sérieusement,
• la nécessité d’aligner toutes les entités sur des process communs.

Bonnes pratiques pour maximiser la valeur

Trois mois pour poser les bases, c’est jouable si vous :

• sélectionnez d’abord deux ou trois familles d’achats à fort volume pour un pilote,
• nettoyez vos référentiels (fournisseurs, catégories, centres de coûts) avant import,
• impliquez très tôt les utilisateurs clés (acheteurs, contrôleurs, opérationnels),
• activez dès le départ les indicateurs RSE (carbone, part d’achats responsables),
• automatisez la catégorisation et la détection d’anomalies via l’IA lorsque c’est pertinent.

Seplai et l’achat responsable : focus durabilité

Mesure de l’empreinte carbone des achats

Le véritable atout de Seplai ? Sa vision « achats responsables ». La plateforme calcule l’empreinte carbone de chaque commande en exploitant :

• des facteurs d’émission par type de produit ou service,
• les données fournies par vos partenaires (certifications, mix énergétique, localisation),
• des bases spécialisées (kg CO₂e par produit, par exemple).

Les acheteurs ne comparent donc plus seulement prix et délai, mais aussi l’impact environnemental.

Partenariats fournisseurs responsables

Pour bâtir un panel engagé, Seplai :

• met en évidence labels et certifications (EcoVadis, ISO 14001…),
• autorise des filtres RSE dans les catalogues,
• centralise les preuves de conformité (rapports, chartes, engagements).

Vous pouvez ensuite suivre, dans le temps, la part de vos dépenses orientée vers ces partenaires responsables.

Objectifs RSE et conformité réglementaire

À l’heure des exigences CSRD, du devoir de vigilance et des objectifs bas carbone, les achats sont en première ligne. Seplai aide à :

• documenter les critères retenus pour chaque décision,
• produire des indicateurs RSE chiffrés pour vos rapports,
• cartographier et surveiller les risques sociaux ou environnementaux.

Check-list d’implémentation RSE en 3 mois

Besoin d’un plan express ? Suivez ce fil conducteur :

• Mois 1 : définissez vos KPIs RSE, ciblez les achats à fort impact, récoltez les données fournisseurs.
• Mois 2 : paramétrez les champs RSE dans Seplai, activez filtres et indicateurs, lancez un pilote sur une ou deux familles.
• Mois 3 : élargissez le périmètre, formez les acheteurs, publiez votre premier reporting carbone.

Bonnes pratiques pour optimiser les processus d’achat avec l’IA

Et si on poussait le curseur un cran plus loin ?

• Recommandations intelligentes : l’IA suggère des fournisseurs responsables ou des produits à impact réduit,
• Détection d’anomalies : les écarts de prix ou de volumes ne passent plus entre les mailles du filet,
• Classification automatique : les dépenses se voient attribuer la bonne catégorie sans effort manuel,
• Scoring des risques fournisseurs : ruptures, dépendances, risques sociaux ou environnementaux sont identifiés en amont.

Conclusion : Seplai, un levier pour des achats performants et responsables

Centraliser vos catalogues, fluidifier les commandes, tracer chaque étape, intégrer l’empreinte carbone dans le choix fournisseur… Seplai coche toutes ces cases. Toutefois, l’outil n’est qu’un levier : la réussite dépendra de votre approche projet, du choix des familles pilotes, de la qualité de l’intégration ERP et de l’accompagnement des utilisateurs.

Vous hésitez encore ? Prenez le temps de cadrer vos besoins, de calculer le ROI, et surtout, demandez une démo. Rien de tel qu’un test grandeur nature pour savoir si Seplai – ou une alternative – colle vraiment à vos enjeux de coûts, de conformité et de durabilité.