Comment numériser tous ses actes administratifs ?

Que vous soyez un particulier ou une entreprise, numériser vos actes administratifs est un réflexe salutaire. Cela vous protégera de toute déconvenue en cas de sinistre sur votre lieu de stockage papier. Mais, pour cela, il vaut mieux suivre quelques bonnes pratiques : pour ce faire, suivez le guide Celside !

Un incendie, un dégât des eaux, une autre catastrophe naturelle peuvent endommager irrémédiablement le lieu où vous stockez vos archives. Particulier ou entreprise, il est temps de penser à numériser vos actes administratifs. Vous serez ainsi certain de toujours pouvoir les récupérer !

Numériser ses actes administratifs, #1 : le tri

Commencez par déterminer, parmi ceux que vous possédez en format papier, les actes que vous avez besoin de conserver. N’hésitez pas à vérifier la durée de validité des différents documents, pour éviter de vous encombrer avec un papier obsolète !

A noter : si vous avez opté pour la dématérialisation de certains actes (voire de tous), ou si vous avez déjà utilisé un outil de numérisation administrative, basculez directement, pour ces actes, à l’étape 3 !

Numériser ses actes administratifs, #2 : la numérisation

Une fois que vous avez une belle pile d’actes administratifs à numériser, munissez-vous d’un scanner. Si vous n’en avez pas, vous pouvez utiliser une application dédiée sur votre smartphone. Citons par exemple Adobe Scan, Genius Scan (iOS ou Android) ou CamScanner (iOS ou Android).

Vérifiez bien, ensuite, que chaque acte est correctement numérisé, dans un PDF lisible et en bonne définition. N’hésitez pas à fusionner certains scans en un seul PDF, s’ils sont liés.

Numériser ses actes administratifs, #3 : le stockage

Une fois que vous disposez de tous vos actes administratifs en PDF (scannés par vos soins ou récupérés auprès de leurs émetteurs), qu’allez-vous en faire ? Le plus sûr est d’en posséder plusieurs copies, toutes protégées par un mot de passe.

Copiez-les d’abord sur un disque dur ou une clé USB dédiée, que vous stockerez bien à l’abri. N’hésitez pas à installer un second support physique dans un autre lieu. Stockez-les également dans un cloud public, voire deux clouds publics pour vous assurer toute déconvenue ! Si vous êtes une entreprise, n’hésitez pas à les faire sceller numériquement, pour leur offrir une protection maximale.

En parlant de protection, avez-vous protégé vos appareils électroniques contre la casse, le vol, la perte ? Celside vous propose une large gamme d’assurance pour cela, n’hésitez pas à y jeter un oeil !