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Apprenez à nettoyer efficacement votre boite mail pour -enfin- vous y retrouver

nettoyer efficacement boite mail - Celside Magazine

La gestion d’une boîte mail, notamment professionnelle, s’avère souvent inutilement chronophage. Au travail, bien trier et nettoyer votre boîte mail fait ainsi baisser votre stress, et améliore votre efficacité. Une petite discipline quotidienne y suffit. Suivez le guide !

Une boîte mail en désordre et mal nettoyée peut avoir des conséquences plus graves qu’il n’y parait. Son impact écologique est aussi fort que méconnu. Dans l’espace professionnel également, la gestion des mails peut vite s’avérer problématique.

Bien nettoyer sa boîte mail fait baisser le stress et augmenter la productivité

Une étude révèle ainsi qu’un employé de bureau moyen passe la moitié de sa journée de travail à gérer sa boîte mail. Plus problématique encore : des nombreuses analyses scientifiques montrent que plus un salarié passe de temps sur ses e-mails, plus son stress augmente et sa productivité baisse.

Or, une des raisons majeures de cette perte de temps est un défaut de rangement de la boîte mail. Dans un ouvrage récent, Marie Kondo, célèbre théoricienne du rangement, s’est associée à un psychologue du travail. Ils y évoquent longuement cette question de l’ordonnancement de l’espace de travail numérique. Et distillent des astuces pour nettoyer au mieux sa boîte mail.

Ils conseillent ainsi d’élaborer une méthode de classement simple, avec une dizaine de dossiers maximum. Il faut ensuite traiter les e-mails quotidiennement, dans des créneaux horaires bien définis. Une heure en début de journée, une heure en fin de journée semble raisonnable. En fin de journée, la boîte de réception doit être vide. Chaque mail doit être soit placé dans un dossier, soit supprimé.

Comment savoir si vous devez jeter un mail ?

Reste à savoir quels critères appliquer pour conserver ou pas un e-mail. La méthode de Marie Kondo est connue pour être assez radicale. Tout ce qui n’est pas indispensable doit être jeté. Concernant les techniques pour nettoyer sa boîte mail, elle propose de se poser trois questions :

  • Ce mail sera-t-il utile à l’accomplissement de ma mission future ? (parce qu’il contient une pièce jointe, un long échange auquel on peut avoir besoin de se référer…)
  • Est-ce que relire ce mail m’apprendra des choses, m’inspirera ou me motivera pour une tâche ultérieure ?
  • Est-ce que ce mail me procure de la joie ?

Si la réponse est « non » trois fois, il faut supprimer le mail sans aucun regret…

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