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6 herramientas web gratis para mejorar la productividad

Herramientas productividad - Celside Magazine

Internet está plagado de sitios para descargar programas. Algunos son de pago, como la suite ofimática de Microsoft, mientras que otros son gratis, como el famoso LibreOffice. Lo cierto es que hay aplicaciones para todo. Pero lo que no todos saben es que hay páginas web en donde, sin necesidad de descargar programas, podemos tener las mismas funciones en línea.

En este artículo compartimos una selección de páginas interesantes en donde puedes hacer todo tipo de cosas en línea, gratis y sin necesidad de instalar nada.

Canva

Canva es un sitio web que ofrece herramientas de diseño con la que podemos crear lo que nos apetezca. Todas sus funciones se pueden usar en línea y sin necesidad de descargar software en el ordenador. Además, tiene una versión Freemium que da bastante juego y que ofrece un montón de complementos.

La versión gratuita contiene una colección de 8000 plantillas para todo tipo de diseños. Desde currículum, publicaciones de redes sociales, hasta infografías.

El funcionamiento es bastante sencillo. Primero nos tenemos que registrar con un correo o directamente desde la cuenta de Google o Facebook. Una vez dentro, nos aparecerá un menú a la izquierda con varios apartados en donde podemos encontrar acceso a plantillas, proyectos guardados, planificador de contenido y un apartado específico para nuestros archivos favoritos.

Para comenzar a producir un diseño podemos pinchar en el botón que aparece en la parte superior derecha. Cuando pulsemos nos aparecerá una lista de sugerencias para comenzar a editar el archivo. Podemos comenzar creando un vídeo, una publicación para Instagram o incluso una presentación con diapositivas.

Si no queremos tirar de las sugerencias, podemos pinchar donde dice tamaño personalizado. Esto nos permite elegir las dimensiones del archivo y el formato que tendrá. Si no queremos generar nada, pero necesitamos modificar una foto, podemos pulsar donde dice Editar una foto.

A pesar de que las funciones admitidas en la versión gratuita son bastantes, hay una suscripción de pago en donde se paga 11,99 euros al mes. Con ella se desbloquean todas las herramientas y hay posibilidad de admitir más personas en la cuenta para formar un equipo de trabajo. Eso, en caso de que estemos realizando un proyecto colectivo.

Tempmail

Si pensabas que la única forma de tener un correo electrónico era registrándose en una plataforma conocida como Outlook o Gmail, debes saber que hay otro método mucho más sencillo.

Existen páginas web que ofrecen el servicio de correo electrónico temporal, en donde no es necesario registrarse. Tampoco hay que pagar o descargar un programa de gestión de correo como Thunderbird.

En este caso, Tempmail es una página web que permite crear cuentas de correo aleatorias y en menos de un segundo. Para obtener una tenemos que ir a su página web y fijarnos en la dirección de correo que aparece por defecto en el apartado que dice Tu dirección de correo temporal. Tenemos una opción para copiar el código QR de la dirección y otra para enviar la dirección al portapapeles del dispositivo.

Debajo de la barra en donde aparece la dirección de correo hay cuatro botones con funciones distintas. Con ellos podemos copiar, actualizar, cambiar o borrar la cuenta.

Es importante aclarar que este sistema no permite redactar mensajes. Únicamente recibirlos. Esto, porque así funciona el sistema de correo temporal o desechable.

Pero, entonces, ¿Para qué usar una cuenta de correo de este tipo? Pues para cuestiones básicas. Como, por ejemplo, apuntarse a promociones de una tienda en línea o acceder a sistemas de suscripción de prueba.

De esta forma, protegemos nuestra privacidad y evitamos el spam en nuestra dirección de correo con dominio Outlook o Gmail que son las que solemos utilizar para otro tipo de asuntos.

I Love PDF

Tener archivos PDF puede ser un incordio si no tienes instalado un programa para gestionarlos. En el peor de los casos, ni siquiera los podrás leer. Y en los casos en que puedas, habrá alguna limitación que te impedirá modificarlo porque el software está capado.

Eso es lo que sucede, por ejemplo, con el conocido programa Adobe Reader DC. Es un buen lector, pero la mayoría de funciones premium están reservadas para la suscripción de pago que no es precisamente barata.

Pues bien, para evitarse problemas, tenemos una página web llamada I Love PDF que nos permite hacer muchas cosas con un archivo PDF. Basta con entrar al sitio para darse cuenta de que hay cerca de 20 funciones distintas.

Podemos empezar por editar el archivo, pero también tenemos herramientas para unir, dividir o comprimir PDF. Por si eso fuera poco, podemos transformar archivos Word, PowerPoint y hojas de cálculo a archivo PDF.

En las funciones de seguridad, tenemos una herramienta para firmar PDF. También hay una que genera marcas de agua y otra para proteger el archivo con una contraseña.

El modo de uso es muy fácil. Nos vamos a la página principal de I Love PDF y seleccionamos una de las funciones que vamos a emplear. Como, por ejemplo, Editar PDF. Al pinchar en ella nos aparecerá un botón que dice Seleccionar archivo PDF. Si pinchamos en él, podemos cargar el PDF directamente desde el dispositivo.

Hay dos botones más que nos permiten hacer la carga directamente desde Google Drive o Dropbox.

Una vez que tenemos cargado el archivo en la página, podemos comenzar a editar todo lo que sea necesario. Una vez que hayamos terminado, la propia página nos ofrecerá opciones de descarga del archivo.

A pesar de que la mayoría de las funciones se pueden hacer en línea, I Love PDF cuenta con un programa para ordenador que podemos descargar directamente desde la página. También hay un enlace para descargar una aplicación de móvil. 

Si vamos a gestionar muchos archivos, podemos elegir una suscripción de pago. Con ella podemos realizar proyectos de procesamiento en lote, convertir documentos escaneados con OCR y cerrar acuerdos en línea con firma digital.

Pexels

A veces, cuando estamos trabajando en algún informe o un artículo, es necesario complementar la información con una o más imágenes. Sin embargo, la mayoría de bancos de imágenes que existen son de pago y hacerse con una fotografía decente puede costar bastante dinero. Lo que está muy bien, si eres el dueño de un periódico o medio digital y tienes dinero para pagar cien o más euros por una foto.

El problema está cuando los informes o artículos son esporádicos y no puedes gastar dinero para una foto. Aquí es cuando aparece la solución de Pexels, un sitio que ofrece más de 3 millones de imágenes gratuitas de todo tipo de temáticas.

Lo mejor de todo es que al usar las fotos de Pexels, evitamos posibles denuncias por haber conseguido imágenes en Google sin la autorización de sus propietarios. Algo que nos podría traer problemas con el copyright y, en el peor de los casos, obligar a pagar una multa por uso indebido de imágenes.

Para conseguir imágenes gratis lo único que tenemos que hacer es visitar el sitio de Pexels y escribir en la barra de búsqueda la temática o el tipo de foto que estamos buscando. Si necesitamos la foto de un gato, escribimos gato. Si queremos imágenes de coches, escribimos eso y así respectivamente, con cada cosa que queramos conseguir.

Una vez que hemos identificado una imagen de nuestro gusto nos aparecerán varias opciones al lado de la foto. Podemos guardar el archivo o dar Me Gusta. También tenemos un botón para realizar la descarga gratuita de la imagen.

Si pinchamos en esta última opción, el sistema nos mostrará los tamaños disponibles. Esto dependerá de si queremos una foto enorme y muy pesada o una pequeña y más liviana.

El tamaño más pequeño es 640 x 480, suficiente para un artículo web en donde queremos que la carga de la página sea rápida. Si necesitamos una imagen más grande podemos encontrar fotos de hasta 4537 x 3403. Una vez elegido el tamaño pulsamos en el botón que dice Descargar tamaño seleccionado.

Cuando hemos terminado la descarga, Pexels nos mostrará una pequeña ventana en donde podemos copiar el enlace que nos aparecerá y que permite dar créditos al creador de la foto. No es algo obligatorio, pero se sugiere, ya que es una forma de agradecer y apoyar a la plataforma y los creadores que ofrecen sus imágenes de manera gratuita.

DeepL Translate

Cuando hablamos de traductores de idiomas en línea, parece que el único que existe es el Traductor de Google. Sin embargo, no es así. Tenemos otra herramienta en línea que puede lograr los mismos resultados e incluso mejorarlos. Hablamos de DeepL Translate.

La principal baza de este traductor es que trabaja con tecnología IA de vanguardia que ha sido pulida hasta el detalle para lograr traducciones naturales y con matices. Esto le permite, por ejemplo, lograr 6 veces más precisión que Google, Amazon y Microsoft, en algunos idiomas.

En la propia página web se explica como se entrena a la IA y también se describe la manera en que se evalúan las traducciones. Esto se hace mediante un test a ciegas en donde traductores profesionales deben elegir las traducciones más precisas de un lote de varias, ejecutadas por distintas empresas en las que se incluye DeepL. Esto, sin saber a quién corresponde cada traducción.

Pues bien, DeepL presenta una calidad tres veces superior a las de sus competidores.

Cabe señalar, además, que el proyecto de DeepL ha desarrollado una nueva generación de redes neuronales, que han llevado la traducción automática de textos a un nivel superior.

Para hacer una traducción tenemos que ir a la página principal de DeepL. Allí nos encontraremos dos recuadros. Uno para escribir o escribir el texto que queremos traducir y otro en donde veremos el resultado de la traducción. En la parte superior de los recuadros tenemos más opciones para seleccionar los idiomas con los que queremos trabajar.

DeepL tiene un sistema de traducción gratuita limitada a un máximo de 5000 caracteres. Suficiente para traducciones esporádicas hechas de forma profesional y usando una de las mejores IA disponibles en internet.

Si queremos más capacidad podemos suscribirnos al Plan Starter que cuesta apenas 5 euros al mes. Con él tenemos traducción de texto ilimitada y 5 traducciones editables de archivos por usuario al mes. Luego tenemos el Plan Advanced que por 19,99 euros al mes nos ofrece traducción ilimitada y hasta 20 traducciones editables de archivos por usuario al mes. Finalmente, tenemos el Plan Ultimate que por 39,99 nos otorga traducción ilimitada, 100 traducciones editables al mes y 2000 glosarios con 5000 entradas cada uno.

Documentos de Google

Para poder escribir en el ordenador no es necesario tener el programa Word de Microsoft o descargarnos la herramienta gratuita LibreOffice. Hay un sistema mucho más rápido y sencillo, que ni siquiera necesita la descarga de software. Hablamos de la aplicación en línea Documentos de Google.

Lo único que necesitamos para usar esta herramienta es una cuenta de Google. Si la tenemos, tenemos acceso automático a esta función a través de las opciones que aparecen en nuestro perfil del navegador.

Para acceder al procesador de texto tenemos que ir a la página en de Google, iniciar sesión con nuestra cuenta y luego ir al recuadro formado por 9 puntos y que aparece al lado de nuestra foto de perfil. Pinchamos donde dice Documentos y automáticamente se nos abrirá una página de bienvenida en donde nos aparecerán algunas plantillas de texto de ejemplo.

Podemos crear un documento desde cero pulsado en el símbolo + que aparece en la parte superior izquierda. Al hacerlo, se abrirá un completo procesador de texto con todas las funciones necesarias para escribir como un profesional.

Tenemos una barra con un menú principal desde donde podemos abrir archivos de texto, hacer copias y descargar archivos. También aquí tenemos las herramientas típicas de todo procesador de texto, como insertar, dar formato y añadir citas. Se añade, además, un corrector ortográfico que trabaja a la perfección.

Lo interesante de Documentos de Google es que también podemos usar complementos gratuitos que se pueden insertar directamente en el procesador para mejorar la productividad. Para acceder a ellos tenemos que ir al apartado Extensiones del menú principal y luego pulsar en Descargar complementos.

Al hacerlo nos aparecerá una sección llamada Google Workspace Marketplace que funciona de manera parecida a Google Play, con una barra de búsqueda incluida.

Hay complementos para dar una apariencia distinta al texto, otros traducen el texto y otros lo corrigen. Incluso hay un complemento que funciona como mentor de escritura académica, dirigido a estudiantes que necesitan mejorar la presentación de sus trabajos.

Para seleccionar la extensión, pinchamos en ella y luego pulsamos en el botón que dice Instalar. Aceptamos los permisos de acceso a nuestra cuenta de Google y ya está.

Foto de Avel Chuklanov en Unsplash

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