Medidores de correo electrónico, la herramienta de análisis que nos permite mejorar la productividad

El correo electrónico es una de las herramientas más usadas por millones de usuarios de todo el mundo. Sin embargo, no siempre es la más productiva. Esto, debido al constante bombardeo de correo basura, mensajes promocionales o suscripciones a páginas web que ni siquiera recordamos. Todo eso puede transformarse en una gran bola de nieve que, al final, solo nos hará perder tiempo.

Por lo mismo, contar con herramientas de productividad para el correo electrónico y medir nuestra actividad en él es algo fundamental. De todo eso y más, te contamos en el siguiente artículo.

Los medidores de correo como herramienta de análisis

Los medidores de correo son una herramienta que nos permite analizar mediante un sistema de métricas el uso que damos a nuestro correo electrónico. No solo sirven para usuarios de a pie, sino que también se usan por empresas que desean mejorar la productividad de sus empleados.

El funcionamiento de esta herramienta se basa en la extracción de datos de nuestro correo electrónico de forma periódica. Con ellos se pueden crear informes y estadísticas detalladas relacionadas con el uso que hacemos de nuestra aplicación de mensajería.

Otro dato interesante que aporta este tipo de analítica es el número de interacciones y los contactos con los que mantenemos una comunicación constante. Esto es el ámbito laboral es útil para revisar el tiempo de respuesta a los clientes. También nos permite analizar los clientes que producen más interacciones.

Qué tipo de datos extrae un medidor de correo electrónico

La principal duda que se presenta cuando hablamos de medidores de correo electrónico es a cuánta información acceden estas herramientas. Algo importante, considerando que nuestro correo electrónico es uno de los elementos más privados de nuestra vida en internet. Lo podemos usar para hablar con amigos y familiares, pero también para desarrollar nuestra vida laboral diaria. Hay mucha información de todo tipo en nuestros mensajes.

En ese sentido, no parece haber mayor riesgo en el uso de estas herramientas. Eso, considerando que son bastante claras en señalar que solo acceden a los metadatos de nuestros mensajes. Lo que no implica el acceso al cuerpo de los mensajes ni mucho menos a los archivos adjuntos. De esta forma, se garantiza la privacidad del usuario que usa la herramienta y también de aquellos que interactúan mediante el correo con esa persona.

Qué son los metadatos

Los metadatos son, literalmente, los datos de los datos. Una metáfora interesante para entender este concepto es imaginar una autovía con señales de tráfico cada 100 metros. En este caso, los metadatos serían las señales de tráfico que un conductor podría encontrarse mientras conduce a través de la autovía. Es decir, es información que no describe ni expone directamente la autovía, sino datos adicionales que describen su condición o las reglas que existen al transitar por ella.

Esto llevado al ámbito de correo funciona de la misma forma. En el correo los metadatos son datos que no describen el contenido de nuestros correos, pero sí sus reglas. En este apartado de información podemos encontrar la hora a la que fue enviado un mensaje, la fecha, la localización desde donde se envió y a qué ciudad fue enviado. También se pueden incluir en el paquete de metadatos la repetición o número de veces que reenviamos un mensaje.

Toda esta información es la que utilizan los medidores de correo para ofrecer las estadísticas que luego muestran en gráficas y métricas variadas.

Principales medidores de correo electrónico

Los principales medidores de correo son Email Meter, Email Analytics y MyAnalytics. Y si bien, todos parecen tener prácticamente las mismas funciones, hay detalles que marcan la diferencia.

Email Meter

El primer dato importante que ofrece esta herramienta de análisis es el número total de correos electrónicos. Esto lo hace, diferenciando los correos recibidos y los enviados.

El segundo dato importante es la franja horaria en la que son enviados y recibidos los mensajes. Esta información nos ayuda a entender cuáles son los picos de mayor actividad y prepararnos para esos días en que usaremos nuestro correo de manera más intensa. Esto, por ejemplo, es una buena forma de ganar productividad en un trabajo. Al saber cuándo usamos más nuestro correo, podemos organizar el resto de actividades de la semana y no agendarlas en los días y horas de mayor actividad con el correo.

Otra información importante que ofrece Email Meter es el tiempo de respuesta de los correos y el número de interacciones son usuarios específicos. Esto nos permite analizar si estamos siendo demasiado lentos en la respuesta de correos o si, al contrario, tenemos un tiempo de respuesta rápido y eficiente. Por otro lado, conocer las interacciones nos ayuda a entender cuáles son las personas con las que mantenemos comunicación prioritaria.

Saber con quién hablamos más, en el ámbito laboral, nos ayuda a entender el nivel de compromiso con los clientes. De paso, nos permite revisar si esas constantes comunicaciones han sido productivas o no. Esto luego, nos permitirá tomar medidas para reforzar o debilitar la comunicación con esa persona. Aquí también podemos usar el análisis de tiempo de respuesta, para saber si es una persona a la que debemos dar respuesta inmediata o no.

Email Meter también cuenta con una extensión para Chrome que permite usar las analíticas con una cuenta de correo Gmail. Una particularidad de este sistema es que ofrece la opción de crear firmas diferenciadas para cada contacto. De esta forma, podemos automatizar la personalización de los correos, dependiendo de quién nos haya escrito.

Por ejemplo, si tenemos cien contactos en nuestro correo, podemos hacer que la firma que aparezca en esos correos sea específica para cada contacto. Algo que nos evita estar cambiando la firma de forma manual cada vez que enviamos un correo a distintos contactos.

Email Analytics

Esta es otra de las herramientas para medir nuestra actividad en el correo electrónico. Cuenta con prácticamente las mismas analíticas que Email Meter, pero añade otras como recuento de palabras, tráfico de correo por día de la semana y selección de correos por categoría.

Cuenta con una página web oficial en donde se detallan las tarifas. El precio base por la integración de una cuenta de correo es de 15 dólares por mes. Sin embargo, este valor puede bajar dependiendo de si agregamos más personas a nuestro equipo.

Al igual que Email Meter, Email Analytics funciona solo con cuentas de correo de Google.

Para probar Email Analytics tenemos acceso a una prueba gratuita de 14 días. Para acceder a ella se debe utilizar una cuenta de correo de Gmail y conceder los permisos necesarios. Una vez autorizada la aplicación, entraremos directamente al panel de información en donde podremos mirar todas las métricas de nuestro correo electrónico.

Microsoft MyAnalytics

Esta es una herramienta de Microsoft y que forma parte del paquete de productividad Microsoft 365. Con ella podemos acceder a una serie de métricas y análisis relacionados con el uso del correo electrónico de Outlook.

En este caso, Microsoft añade un plus con el uso de tecnología IA en Outlook para ayudarnos a reservar tiempo para la concentración. De esta forma, nos crea un plan de trabajo de acuerdo al uso que hacemos del correo y sugerirá cuál es el mejor momento para otras tareas.

Al igual que Email Meter y Email Analytics, Microsoft MyAnalytics hace un resumen del correo semanal, lo que permite identificar patrones de uso. Esto, a la vez, permite gestionar las redes de contacto para pulirlas y prestar atención a lo realmente importante.

Microsoft Analytics está incluido para todas las personas con el paquete de Microsoft 365. Para usar el paquete hay que pagar una suscripción mensual cuyo precio varía si es para uso personal o empresarial.

El paquete básico de Microsoft 365 para el hogar cuesta 69 euros al año y el plan familiar alcanza los 99 euros. Para empresas, los precios van desde los 4,20 euros al mes en Plan Básico a los 16,90 euros al mes para el Plan Empresa Premium.