Trucos y apps para potenciar el uso de tu mail (Gmail, Outlook,…)

El correo electrónico es una de las herramientas modernas que más tiempo consume. Principalmente, por la cantidad de mensajes que recibimos, leemos y respondemos a diario. También, porque no siempre lo usamos de manera eficiente. Para mejorar esto, existen una serie de trucos para correo electrónico que nos ayudarán a ganar tiempo y potenciar la productividad.

En el siguiente artículo te contamos estos trucos y te ofrecemos varios consejos útiles para sacar el máximo rendimiento a tu email.

Trucos para gestionar el correo electrónico

Lo primero que debemos tener en cuenta a la hora de gestionar el correo electrónico es la importancia del orden. Todas las plataformas de correo ofrecen funciones para organizar nuestros mensajes. Sin embargo, muchas personas no las usan porque no saben que existen y si lo saben, no entienden cómo utilizarlas.

Los principales trucos para optimizar nuestro correo electrónico son:

Crear carpetas por categoría

Todos los mensajes de correo que recibimos llegan a la bandeja de entrada. Sin embargo, esto genera un problema. Nuestra bandeja de entrada se llena de mensajes de cosas completamente distintas en un solo lugar y perdemos de vista los correos más importantes. Se confunden los mensajes del banco con las promociones de sitios web que hemos visitado y a los cuales nos hemos suscrito.

Para evitar este caos podemos crear carpetas y hacer que los mensajes se desvíen a cada carpeta según la prioridad que le hayamos dado previamente. Así, los mensajes relacionados con productos y promociones pueden ir en una carpeta, sin mezclarse con aquellos relacionados con temas financieros importantes.

Lo mejor de todo es que podemos crear carpetas para cada cosa. Esto facilita el desvío programado de cada correo a su carpeta correspondiente. Dejando mucho más limpia la bandeja de entrada.

Usar reglas para filtrar los mensajes

Las reglas de filtrado son el sistema que nos permite redirigir los mensajes a cada carpeta, una vez que las hemos creado.

Una regla es, en el ámbito del correo electrónico, una instrucción que le damos a nuestro cliente de correo para que desvíe determinados mensajes a carpetas específicas. Todos los gestores de correo cuentan con esta herramienta y permiten filtrar y desviar los mensajes según la dirección de correo del remitente, las palabras que aparezcan en el asunto del mensaje y otras variables.

Podemos crear tantas reglas como carpetas tengamos. De esta forma, cuando recibamos un mensaje de correo en la bandeja de entrada, este se archivará de forma automática en la carpeta que le corresponde.

Usar el buscador para encontrar mensajes

Más de alguna vez nos ha tocado buscar un mensaje antiguo en la larga lista de mensajes que hay en la bandeja de entrada. Para ganar tiempo, todos los gestores de correo cuentan con un sistema de búsqueda. Habitualmente, está representado con el ícono de una lupa. Si nos vamos allí y ponemos la dirección de correo del remitente o una serie de palabras claves para identificar el mensaje que buscamos, lo encontraremos al instante.

Usar la libreta de direcciones

La libreta de direcciones es el sitio en donde podemos guardar las direcciones de correo que nos importan. Ya sea de aquellas personas que nos escriben o a las que enviamos mensajes de forma recurrente. Al guardar las direcciones, nuestro gestor de correo las reconoce y nos evita, por ejemplo, escribir la dirección de correo entera cada vez que vamos enviar un mensaje a ese contacto. También nos muestra de forma abreviada el nombre de la persona o empresa que nos escribe.

Eliminar suscripciones innecesarias

El peor enemigo del correo electrónico son las suscripciones que pueden saturar nuestra bandeja de entrada. Las suscripciones son correos con noticias, anuncios o promociones relacionados con productos, servicios o contenido web.

En España existe una regulación al respecto que obliga a poner una nota a pie de página en los mensajes, con un enlace que nos permita renunciar a la suscripción.

Para darnos de baja de las suscripciones innecesarias debemos ir al final del mensaje o correo electrónico y buscar el enlace que dice Darse de baja de este boletín. Pinchamos allí y ya está.

Usar aplicaciones para gestionar el correo desde el móvil

Para estar al tanto de los mensajes de correo electrónico desde cualquier parte y sin necesidad de estar delante de un ordenador, podemos usar aplicaciones para el móvil. Outlook, Gmail y otros clientes de correo ofrecen distintas aplicaciones que podemos descargar de forma gratuita en nuestro terminal.

Lo mejor de todo es que estas aplicaciones cuentan con un sistema de notificación que nos avisa cuando recibimos un nuevo mensaje. De esta forma, no tenemos que estar revisando constantemente nuestra bandeja de entrada.

Trucos específicos de Gmail

Gmail es uno de  los clientes de correo más populares. Ha sido creado por la compañía Google y cuenta con la mayoría de funciones que hemos explicado anteriormente.  Sin embargo, hay otros trucos gmail que reforzarán nuestra productividad. Te los contamos a continuación.

Organizar el correo con etiquetas

Gmail ofrece una solución para aquellos que no desean crear carpetas para filtrar los mensajes. Una vez que recibimos un correo electrónico en nuestra bandeja de entrada, podemos poner una etiqueta en él.

La forma de hacerlo es bastante sencilla. Hacemos clic con el botón derecho del ratón encima del mensaje y nos aparecerán varias opciones. Elegimos Etiquetar como y creamos la etiqueta. De esta forma, podemos poner la etiqueta Banco a todos los correos que provengan de una entidad financiera.

Para revisar las etiquetas creadas tenemos que ir a la barra superior de nuestro cliente de correo y pinchar en la etiqueta que hemos creado. Al pinchar en ella, automáticamente se activará un filtro y podremos ver de manera cronológica todos los correos que hemos recibido y que tienen, este caso, la etiqueta Banco. Al desactivar la etiqueta, la bandeja de entrada volverá a mostrar todos los mensajes sin distinción.

De momento, la creación de etiquetas solo se puede hacer desde el ordenador.

Sincronizar varias cuentas en una sola

Otro de los trucos interesantes que ofrece Gmail es la posibilidad de integrar otras cuentas de correo en una sola y sincronizarlas. Esto nos permitirá agrupar todos nuestros mensajes en una sola bandeja de entrada, sin necesidad de estar entrando y saliendo entre las distintas cuentas de correo que tengamos.

Para activar esta función solo debemos ir al apartado de Configuración y buscar la opción que dice Cuentas e Importación. Podemos agregar todas las cuentas que queramos, incluso si son de otros clientes de correo como Outlook o Yahoo.

Activar respuestas automáticas

Gmail tiene una función para programar respuestas automáticas cuando no estamos disponibles. Como, por ejemplo, en temporada de fiestas o época de vacaciones.  Así, si una persona nos escribe durante esos días, recibirá un mensaje automático para avisar que no estamos.

La respuesta automática se puede configurar en el apartado General, yendo a la zona de Respuesta automática. Allí nos aparecerá un cuadro de texto en donde podemos escribir el mensaje que se enviará de forma automática a la persona que nos envíe un correo. También podemos configurar el número de días en que el mensaje automático estará activo.

Personalizar el entorno de la bandeja de entrada

Si queremos hacer más atractivo el entorno de nuestro correo electrónico, Gmail nos permite personalizarlo. Para hacerlo debemos ir al apartado de Configuración y elegir entre los distintos temas disponibles. Una vez que elijamos uno, le damos a aceptar y listo.

También podemos configurar la distribución de la bandeja de entrada y elegir qué es lo primero que queremos ver. Hay una opción para ver primero los correos no leídos y otra que permite dividir la bandeja de entrada entre correos normales y prioritarios.

Otra opción es ajustar el panel de lectura de los correos. Lo podemos ubicar debajo de la lista de mensajes o a la derecha.

¿Hay trucos para Outlook?

Outlook es otro cliente de correo, tan conocido e importante como Gmail. Por supuesto, también hay trucos outlook que te permitirán potenciar y aprovechar tu email. Los más importantes son:

Transformar un correo en un archivo PDF

A veces nos llegan correos electrónicos con información importante que tenemos que traspasar a papel. Si no tenemos impresora, esto es un problema. Con Outlook podemos transformar el mensaje en un archivo PDF que podemos meter en un pendrive. De esta forma, podemos llevar la información importante a cualquier sitio e imprimirla donde queramos.

Para crear el archivo PDF debemos abrir el mensaje y buscar los tres puntos de configuración en el correo. Estos están a la derecha y en la parte superior del mensaje. Al pinchar allí buscamos la opción Imprimir y seleccionamos como destino Microsoft Print to PDF. Le damos a imprimir y se nos preguntará dónde queremos almacenar el PDF. Elegimos el escritorio de nuestro ordenador o directamente el pendrive.

Crear una firma personalizada para los mensajes

Si usamos nuestra dirección de correo para trabajar o para una función específica, podemos crear una firma personalizada. Esta aparecerá al final de cada correo que escribamos y respondamos. Al hacer esto, evitaremos estar escribiendo una y otra vez nuestro nombre o agregando el logo de nuestra empresa al final del mensaje.

Para activar la firma personalizada debemos ir al apartado de configuración y e irnos a Ver toda la configuración de Outlook. Luego buscamos la opción Redactar y responder. Al pinchar allí, veremos una lista de opciones en donde estará la de adjuntar una firma a todos nuestros correos.

La herramienta es completa y consta de un cuadro de texto en donde podemos poner nuestro nombre, datos personales e incluso una imagen que nos represente. Incluso, podemos agregar enlaces.

Filtrar correos por tamaño

Outlook cuenta con las mismas funciones que Gmail, para crear carpetas, etiquetar mensajes y crear reglas. Pero, además, añade un curioso sistema que permite filtrar los correos de la bandeja de entrada según el tamaño que tengan.

Esto nos permite identificar los mensajes con fotos de alta resolución o con archivos adjuntos más pesados de lo normal. También es la opción si queremos liberar espacio en nuestra cuenta de correo.

Para activar los filtros de tamaño debemos escribir los siguientes comandos en la barra de búsqueda de correos:

1. tamaño del mensaje:muy pequeño (para correos electrónicos cuyo tamaño sea inferior a 10 KB).
2. tamaño del mensaje:pequeño (para correos electrónicos cuyo tamaño se sitúe entre 10/25 KB).
3. tamaño del mensaje:medio (para correos electrónicos cuyo tamaño se sitúe entre 25/100 KB)
4. tamaño del mensaje:grande (para correos electrónicos cuyo tamaño se sitúe entre 100/500 KB).
5. tamaño del mensaje:muy grande (para correos electrónicos cuyo tamaño se sitúe entre 500 KB/1 MB).
6. tamaño del mensaje:enorme (para correos electrónicos cuyo tamaño sea mayor que 5 MB).

También podemos activar un filtro para buscar un mensaje con un tamaño específico. Para ello debemos escribir en el cuadro de búsqueda de correos lo siguiente:

tamaño del mensaje:>x (En donde «X» representa el tamaño específico y que puede ser 1 GB, 500 MB o cualquier otro).

En este caso, el símbolo «>» indica que queremos organizar todos los correos que pesan «X» o menos que esa cantidad. Si cambiamos este símbolo por «<«, estaremos organizando todos los mensajes por «X» tamaño y cualquier valor que esté por encima de esa cantidad.

Otros clientes de correo y la revolución de Alexa

Outlook y Gmail son los clientes de correo más conocidos, pero no son los únicos. Existen otras alternativas que podemos instalar como programas en nuestro ordenador y que trabajan de manera muy eficaz.

En la lista tenemos Thunderbird, SeaMonkey, Evolution, Em Client y MailBird. Los dos últimos clientes de correo tienen funciones de pago. Sin embargo, los tres primeros son completamente gratis. Además, las funciones de estos programas son prácticamente las mismas que nos ofrecen otras plataformas como Outlook o Gmail.

Si los instalamos en nuestro ordenador, podemos gestionar varias cuentas de correo a la vez y sin necesidad de entrar una y otra vez en las plataformas de correo. Esta es la opción perfecta para aquellos que desean agrupar todas las cuentas de correo en una sola aplicación de escritorio.

Hay tanta variedad, que las personas pueden elegir el gestor y el dispositivo que les sea más cómodo, según sus propias necesidades.

Alexa por fin lee los emails

Alexa es la asistente de voz de Amazon y está incorporada en diversos dispositivos conectados. Pero los más populares son los altavoces inteligentes Echo, fabricados por la misma compañía.

Gracias a su tecnología compuesta por una serie de micrófonos dispuestos de manera estratégica, podemos enviar comandos de voz a estos dispositivos. De esta forma, nos podemos comunicar con Alexa y pedirle que nos lea los correos electrónicos.

Tables, una herramienta de Google conectada a nuestro correo electrónico

Tables es un nuevo proyecto creado por Google y permite la interacción de varias personas en una sola tarea. Funciona de manera parecida a Trello, creando una pizarra virtual en donde otras personas e invitados pueden interactuar. Esta herramienta está conectada al correo electrónico, lo que permite el envío de alertas sobre una tarea o proyecto compartido.

Gestionar los proyectos con Tables es la opción para aquellos que buscan una alternativa al tradicional uso de hojas de cálculo. En este caso, se suman características de productividad y comunicación por chat/correo para potenciar el trabajo en equipo.

De momento, Tables es un proyecto en fase de prueba y solo se puede usar en Estados Unidos. Pero, dependiendo de su eficiencia y popularidad, se prevé que pueda llegar a Europa y otros continentes dentro de poco.

Ahora que ya conoces los mejores trucos para correo electrónico, estás listo para aumentar la productividad. Algo fundamental para afrontar estos tiempos de teletrabajo. Una época en donde hacer las cosas bien y de manera organizada es fundamental para seguir avanzando.