Volver a los artículos

Cómo automatizar el sistema de respuestas en Gmail y mejorar la productividad

Respuestas Gmail productividad - Celside Magazine

El correo electrónico de Gmail es uno de los más usados a nivel mundial. Por lo mismo, Google, la compañía que lo desarrolla, ha incluido una serie de herramientas para optimizarlo. Y uno de los apartados que se ha beneficiado de estas mejoras ha sido el de las respuestas.

Todos sabemos que, además de leer correos, lo que más consume tiempo es responderlos. Y esto se complica aún más si trabajamos con nuestra dirección de correo y recibimos muchos mensajes de clientes. Justamente para ganar productividad, Gmail ofrece un sistema de respuestas automatizadas que nos permitirán ahorrar tiempo.

Sin embargo, es importante diferenciar entre respuestas inteligentes, automáticas y predeterminadas. Estos son sistemas de respuesta automatizados que, aunque suenan parecido, en realidad son muy distintos.

En este artículo te contamos todo sobre estas funciones y la forma de mejorar tu productividad con el correo electrónico de Gmail.

Qué son las respuestas inteligentes de Gmail

Las respuestas inteligentes de Gmail son un sistema que puede reconocer el contexto de nuestros mensajes recibidos para luego sugerir respuestas rápidas. Así, cuando recibimos un mensaje, Gmail lo analiza y ofrece un conjunto de respuestas automáticas que aparecen al final del correo. Entonces, solo tenemos que pinchar en una de las respuestas para responder al instante.

Es importante añadir que el tipo de respuestas sugeridas suelen ser cortas. Pero el sistema aprende sobre la marcha, según el uso que demos a esta función. Por lo mismo, las respuestas mejorarán en la medida que sigamos usamos el sistema.

Con esta función nosotros no tenemos que escribir nada. Es la propia aplicación de Gmail la que nos ofrece las respuestas inteligentes. Algo pensado para ahorrar tiempo a la hora de redactar respuestas que no exigen mucho desarrollo.

Cómo activar la función de respuestas inteligentes de Gmail

Para activar la función de respuestas inteligentes debemos ir a la configuración de nuestra cuenta de Gmail. Pinchamos en donde dice Todos los ajustes y nos vamos a General.  

En un momento nos aparecerá la opción Funciones inteligentes y personalización. Si activamos la casilla correspondiente, activaremos el sistema de respuestas inteligentes.

Es importante señalar que una vez que activamos la casilla, se activan también otras funciones. Entre ellas se incluye la de autocorrección, ortografía y sugerencias de gramática. Por lo mismo, si desactivamos la casilla, dejarán de funcionar todas estas funciones.

Las respuestas inteligentes están disponibles en la versión web de Gmail y en la aplicación para móvil.

Qué son las respuestas automáticas de Gmail

Este sistema de respuesta es algo completamente distinto a las respuestas inteligentes de Gmail. Mientras estas últimas son sugeridas por la plataforma, las respuestas automáticas son aquellas que podemos redactar y programar. De esta forma, cuando alguien te envíe un mensaje, recibirá un correo electrónico con la respuesta automática.

Esta función es parecida a la de los contestadores automáticos, pero en versión correo electrónico. Nos permite crear un mensaje que recibirán todas las personas que nos envíen un correo, mientras nosotros estamos ausentes o haciendo otra cosa.

En el caso de las respuestas automáticas, Gmail dispone de un apartado especial en donde podremos redactar y programar este tipo de respuestas.

Cómo usar las respuestas automáticas en Gmail

Para acceder a la herramienta de respuestas automáticas debemos ir a la configuración de nuestra cuenta de correo. En el apartado General nos vamos a donde dice Respuesta Automática. Allí tenemos que activar la casilla correspondiente para activar la función.

Una vez que la función está activa, nos daremos cuenta hay un procesador de texto que sirve para crear plantillas de respuesta. Es allí en donde debemos escribir el mensaje que luego recibirán todas aquellas personas que nos envíen un correo.

La plataforma de correo de Google permite crear un calendario para programar el envío de la respuesta automática. De esta forma podemos poner el día de inicio, en que se comenzará a enviar el mensaje, y el día final, cuando queremos que el mensaje se deje de enviar.

Esto es muy útil en época de vacaciones o cuando estamos desconectados por otro motivo. La respuesta automática nos permite explicar el motivo de nuestra ausencia y avisar cuándo estaremos de vuelta. También, podemos usar el sistema para dejar otros datos de contacto.

Un buen uso de esta función se puede aplicar en empresas. Si un empleado está ausente, puede programar una respuesta automática para avisar que no está. Al mismo tiempo, puede informar qué persona le reemplaza y cuáles son los datos de contacto para hablar con ella. De esta forma se asegura que la atención de clientes no sea vea afectada y, al mismo tiempo, mantiene la buena reputación de la empresa.

Por supuesto, este sistema también se puede aplicar en el ámbito familiar o con los amigos. Si nos vamos a desconectar unos días para enfocarnos en otras tareas, podemos crear una respuesta automática para que nos ubiquen en otro sitio o cuenta de correo.

Por otro lado, Gmail ofrece la posibilidad de elegir a quién queremos enviar la respuesta automática. Así, la podemos enviar solo a los contactos de nuestra libreta de direcciones, o bien, a todas las personas que nos escriban mientras no estamos. Eso es útil si solo queremos compartir con algunas personas el motivo de nuestra ausencia y los nuevos datos de contacto.

Las respuestas automáticas de Gmail están disponibles tanto en la versión web como en la aplicación para móviles.

Qué son las respuestas predeterminadas de Gmail

Las respuestas predeterminadas son una función que permite guardar plantillas de respuesta previamente escritas por nosotros. Esto nos permite insertar estas respuestas al momento de responder un correo, sin necesidad de volver a escribir.

Este tipo de mensajes son muy útiles cuando nos damos cuenta de que siempre enviamos una respuesta parecida a una persona. En este caso, podemos transformar esa respuesta en una plantilla que luego incrustaremos rápidamente cuando queramos responder otros correos de esa persona.

Podríamos decir que este sistema es parecido al de respuestas automáticas de Gmail, con la diferencia de que no es Gmail quién nos sugiere las respuestas. Somos nosotros mismos los que las creamos y las guardamos, para tenerlas a mano al momento de responder un correo.

Por ejemplo, si eres un funcionario que de forma periódica recibe el mensaje de una persona solicitando un informe, puedes crear una respuesta predeterminada para esa persona. Por ejemplo:

«Hola,

De acuerdo a tu petición te envío adjunto el informe que me has solicitado.

Saludos
«

En este caso, la respuesta se puede personalizar mucho más. Puedes agregar el nombre de la persona u otros detalles importantes, además de tu firma.

Cómo crear una respuesta predeterminada en Gmail

Lo primero que tenemos que hacer para crear respuestas predeterminadas es activar la función. Para ello debemos ir a la configuración de la cuenta de correo y buscar el apartado de opciones Avanzadas. Si pinchamos allí veremos una opción que dice Plantillas. Le damos a Habilitar.

Ahora, para redactar la respuesta predeterminada debemos ir a la bandeja de entrada y pinchar en el botón Redactar. Tal como si fuéramos a enviar un mensaje. En este caso, no necesitamos rellenar la casilla de destinatarios ni el asunto. Solo debemos escribir el mensaje.

Una vez que hayamos escrito el mensaje, nos vamos a los tres puntos que aparecen al lado del icono de la papelera y buscamos la opción que dice Plantillas. Entonces, seleccionamos la opción Guardar borrador como plantilla y voilá, nuestra respuesta predeterminada se habrá creado.

Cómo usar las respuestas predeterminadas

Cuando ya tenemos una o varias respuestas predeterminadas creadas, estaremos preparados para usarlas en los mensajes que vamos a responder. Para ello, solo tenemos que abrir uno de los correos recibidos y pinchar en la opción Responder. Antes de escribir nada nos vamos a los tres puntos que aparecen al lado del ícono de la papelera y seleccionamos la opción que dice Plantillas. Cuando lo hagamos nos aparecerá un listado con todas las respuestas predeterminadas que hemos creado anteriormente. Hacemos clic en la que nos parezca más adecuada y el mensaje se incrustará como respuesta en el correo. Le damos al botón enviar y el mensaje se enviará con la respuesta elegida.

Las respuestas predeterminadas solo están disponibles en la versión web de Gmail.

Ahora que ya conoces todo sobre los sistemas de respuestas automatizadas de Gmail, estás preparado para mejorar la productividad. Algo que, además de ahorrar tiempo, te permitirá enfocar en el resto de tareas relacionadas con otros dispositivos conectados.  Justo lo que necesitas. En tiempos en donde el teletrabajo y la tecnología se vuelven herramientas indispensables para avanzar y crecer.

930 039 900
Número de teléfono gratuito

De lunes a viernes de 9 h a 19 h y los sábados de 10 h a 18 h.