Truques para potenciar a utilização do correio eletrónico

O correio eletrónico é uma das ferramentas modernas que mais tempo consome. Isto deve-se, principalmente, à quantidade de mensagens recebidas, lidas e respondidas diariamente e, também, ao facto de nem sempre o utilizarmos de uma forma eficiente. Para melhorar esta situação, existe uma série de truques para correio eletrónico que ajudam a ganhar tempo e a potenciar a produtividade.

No artigo que se segue, contamos-lhe estes truques e damos-lhe vários conselhos úteis para tirar o máximo partido do e-mail.

Truques para gerir o correio eletrónico

O primeiro aspeto que convém ter em mente ao gerir o correio eletrónico é a importância da ordem. Todas as plataformas de correio incluem funções para organizar as mensagens. No entanto, muitas pessoas não as utilizam porque não sabem que existem e, se o sabem, não sabem como utilizá-las. Os principais truques para otimizar o correio eletrónico são:

Criar pastas por categoria

Todas as mensagens de correio recebidas são colocadas na caixa de entrada. No entanto, isto gera um problema. A caixa de entrada fica cheia de mensagens sobre assuntos completamente diferentes num único lugar e perde-se o rasto aos e-mails mais importantes. As mensagens do banco são confundidas com as promoções de Websites visitados e subscritos.

Para evitar este caos, podem-se criar pastas e fazer com que as mensagens sejam transferidas para cada pasta consoante a prioridade que lhes tenha sido previamente atribuída. Assim, as mensagens relacionadas com produtos e promoções podem ser colocadas numa pasta, sem serem misturadas com aquelas que digam respeito a assuntos financeiros importantes.

O melhor de tudo é que é possível criar pastas para cada assunto. Isto permite a transferência programada de cada e-mail para a pasta correspondente, deixando a caixa de entrada muito mais limpa.

Utilizar regras para filtrar as mensagens

As regras de filtragem são o sistema que permite redirecionar as mensagens para cada pasta, depois de criadas.

No contexto do correio eletrónico, uma regra consiste numa instrução dada ao cliente de correio no sentido de transferir determinadas mensagens para pastas específicas. Todos os gestores de correio incluem esta ferramenta e permitem filtrar e desviar as mensagens em função do endereço de correio do remetente, das palavras que apareçam no assunto da mensagem e de outras variáveis.

É possível criar tantas regras quanto o número de pastas existentes. Desta forma, ao serem recebidos na caixa de entrada, os e-mails são arquivados automaticamente na pasta correspondente.

Utilizar a ferramenta de procura para encontrar mensagens

Acontece frequentemente a todos procurar uma mensagem antiga na longa lista de mensagens existentes na caixa de entrada. Para ganhar tempo, todos os gestores de correio incluem uma função de procura habitualmente representada por um ícone de lupa. Inserindo, nessa função, o endereço de correio do remetente ou uma série de palavras-chave para identificar a mensagem pretendida, encontra-se rapidamente a mensagem.

Utilizar o livro de endereços

O livro de endereços é o Website no qual se podem guardar os endereços de correio importantes, seja das pessoas que nos escrevam seja daquelas a quem enviemos mensagens com regularidade. Ao guardar os endereços, o gestor de correio reconhece-os e evita, por exemplo, a necessidade de escrever o endereço de correio completo sempre que se envie uma mensagem a esse contacto. Também mostra de forma abreviada o nome da pessoa ou empresa remetente.

Eliminar subscrições desnecessárias

O pior inimigo do correio eletrónico consiste nas subscrições que podem saturar a caixa de entrada. As subscrições geram mensagens com notícias, anúncios ou promoções relacionados com produtos, serviços ou conteúdo Web.

Em Portugal, existe um regulamento sobre a matéria que obriga a inserir, no rodapé das mensagens, uma nota com uma ligação que permita cancelar a subscrição.

Para anular as subscrições desnecessárias, deve-se ir até ao fim da mensagem ou e-mail, procurar a ligação que diz Cancelar subscrição e clicar na mesma, após o que estará cancelada.

Utilizar aplicações para gerir o correio eletrónico a partir do telemóvel

Para se manter a par das mensagens de correio eletrónico a partir de qualquer lugar e sem necessidade de estar à frente de um computador, podem ser utilizadas aplicações para o telemóvel. O Outlook, o Gmail e outros clientes de correio proporcionam diversas aplicações que podem ser transferidas gratuitamente para o terminal.

O melhor de tudo é que estas aplicações incluem um sistema de notificação que avisa ao ser recebida uma nova mensagem. Desta forma, não é necessário consultar constantemente a caixa de entrada.

Truques específicos para o Gmail

O Gmail é um dos  clientes de correio mais populares. Foi criado pela empresa Google e inclui a maioria das funções que explicámos anteriormente.  No entanto, há outros truques do Gmail que reforçam a produtividade. Contamos-lhe tudo em seguida.

Organizar o correio eletrónico com etiquetas

O Gmail oferece uma solução para quem não deseje criar pastas para filtrar as mensagens. Uma vez recebido um correio eletrónico na caixa de entrada, é possível aplicar-lhe uma etiqueta.

O procedimento é bastante simples. Faz-se clique com o botão direito do rato sobre a mensagem e aparecem várias opções. Escolhe-se Etiquetar como e cria-se a etiqueta. Isto permite aplicar a etiqueta Banco a todas as mensagens recebidas de uma instituição financeira.

Para rever as etiquetas criadas, clica-se na etiqueta criada, na barra superior do cliente de correio. Ao clicar, um filtro é ativado automaticamente e é possível ver, por ordem cronológica, todos os correios recebidos aos quais, neste caso, foi aplicada a etiqueta Banco. Ao desativar a etiqueta, a caixa de entrada volta a mostrar todas as mensagens sem distinção.

De momento, só é possível criar etiquetas a partir do computador.

Sincronizar várias contas numa só

Outro dos truques interessantes proporcionados pelo Gmail consiste na possibilidade de integrar outras contas de correio numa só e de as sincronizar. Isto permite agrupar todas as mensagens numa única caixa de entrada, sem necessidade de alternar entre as diferentes contas de correio que tenhamos.

Para ativar esta função, bastará abrir a secção de Configuração e procurar a opção que diz Contas e Importação. É possível agregar todas as contas que queiramos, incluindo as de outros clientes de correio, como Outlook ou Yahoo.

Ativar respostas automáticas

É muito útil programar respostas automáticas quando não estamos disponíveis. Por exemplo, durante feriados ou em períodos de férias.  Assim, se alguém nos escrever durante esses dias, receberá uma mensagem automática para avisar que estamos ausentes.

A resposta automática pode ser configurada na secção Geral, na área de Resposta automática. Aparece ali uma caixa de texto na qual se pode escrever a mensagem a ser enviada automaticamente ao remetente de um e-mail. Também é possível configurar o número de dias durante o qual a mensagem automática estará ativa.

Personalizar o ambiente da caixa de entrada de correio electrónico

Por fim, permite personalizar o ambiente do correio eletrónico, para o tornar mais atrativo. Para tal, abre-se a secção de Configuração e escolhe-se um dos diferentes temas disponíveis. Uma vez feita a escolha, aceita-se e pronto.

Também é possível configurar a distribuição da caixa de entrada e escolher o que se deseja ver em primeiro lugar. Existe uma opção para ver primeiro os e-mails não lidos e outra que permite dividir a caixa de entrada entre e-mails normais e prioritários.

Outra das opção consiste no ajuste do painel de leitura do correio. Este pode ser posicionado por baixo da lista de mensagens ou à direita.

Existem truques para o Outlook?

O Outlook é outro cliente de correio eletrónico, tão conhecido e importante quanto o Gmail. É evidente que também existem truques no Outlook que permitem potenciar e tirar partido do e-mail. Os mais importantes são:

Converter um e-mail num ficheiro PDF

Por vezes, são recebidos e-mails com informação importante que é necessário imprimir. Quando não se tem uma impressora, este é um problema. O Outlook permite converter a mensagem num ficheiro PDF que pode ser copiado para uma pen. Torna-se assim possível levar a informação importante para qualquer lugar e imprimi-la onde quisermos.

Para criar o ficheiro PDF, abre-se a mensagem e procuram-se os três pontos de configuração no e-mail. Estes encontram-se no lado direito e na parte superior da mensagem. Depois de clicar aqui, escolhe-se a opção Imprimir e seleciona-se o destino Microsoft Print to PDF. Clica-se em imprimir e o sistema pergunta onde deve ser armazenado o PDF. Escolhe-se o ambiente de trabalho do computador ou a pen.

Criar uma assinatura personalizada para as mensagens

Quem utiliza o endereço de e-mail para trabalhar ou para uma função específica pode criar uma assinatura personalizada. Esta aparece no fim de cada mensagem escrita e de cada resposta. Ao fazer isto, evita-se a necessidade de escrever repetidamente o nosso nome ou de acrescentar sempre o logótipo da empresa ao rodapé da mensagem.

Para ativar a assinatura personalizada, seleciona-se a secção Definições e clica-se em Ver todas as definições do Outlook. Em seguida, procura-se a opção Redigir e responder. Quando se clica nesta opção, aparece uma lista das opções, que inclui a relacionada com a adição de uma assinatura a todos os e-mails.

A ferramenta é completa e contém uma caixa de texto que nos permite inserir o nome, os dados pessoais e, inclusivamente, uma imagem que nos represente. Também é possível inserir ligações.

Filtrar e-mails por tamanho

O Outlook inclui as mesmas funções que o Gmail para criar pastas, etiquetar mensagens e criar regras. Contudo, contém, além disso, um curioso sistema que permite filtrar os e-mails da caixa de entrada em função do respetivo tamanho.

Isto permite identificar as mensagens com fotos de alta resolução ou com ficheiros anexados maiores que o normal. Também constitui a solução quando se pretende libertar espaço na conta de correio.

Para ativar os filtros de tamanho, introduzem-se os seguintes comandos na barra de procura de e-mails:

1. muito pequeno (para e-mails com tamanho inferior a 10 KB).
2. pequeno (para e-mails com tamanho entre 10/25 KB).
3. médio (para e-mails com tamanho entre 25/100 KB).
4. grande (para e-mails com tamanho entre 100/500 KB).
5. muito grande (para e-mails com tamanho entre 500 KB/1 MB).
6. enorme (para e-mails com tamanho superior a 5 MB).

É igualmente possível ativar um filtro para procurar uma mensagem com um tamanho específico. Para tal, escreve-se o seguinte na caixa de procura de e-mails:

tamanho da mensagem:>x (Em que «X» representa o tamanho específico, que pode ser 1 GB, 500 MB ou qualquer outro).

Neste caso, o símbolo «>» indica que queremos organizar todos os e-mails com tamanho igual ou inferior a «X». Substituindo este símbolo por «<«, serão organizados todos os e-mails com tamanho igual ou superior a «X».

Outros clientes de correio electrónico e a revolução da Alexa

O Outlook e o Gmail são os clientes de correio mais conhecidos, mas não são os únicos. Existem outras alternativas que podem ser instaladas como programas no computador e que funcionam de uma forma muito eficaz.

Desta lista fazem parte o Thunderbird, SeaMonkey, Evolution, Em Client e MailBird. Os dois últimos clientes de correio possuem funções pagas. No entanto, os três primeiros são completamente gratuitos. Além disso, estes programas incluem funções muito semelhantes às de outras plataformas como o Outlook ou o Gmail.

A sua instalação no computador permite gerir várias contas de correio eletrónico em simultâneo, sem necessidade de alternar entre as diferentes plataformas de correio eletrónico. É a solução perfeita para quem deseja agrupar todas as contas de e-mail numa única aplicação de escritório.

A variedade é tanta que permite às pessoas escolher o gestor e o dispositivo que melhor se adapte às suas necessidades.

Por fim, a Alexa lê os e-mails

A Alexa é a assistente de voz da Amazon e está incorporada em diversos dispositivos ligados. Contudo, os mais populares são os sistemas inteligentes de alta voz Echo, fabricados pela mesma empresa.

Com a sua tecnologia, composta por uma série de microfones dispostos de forma estratégica, é possível enviar comandos de voz para estes dispositivos. Assim, pode-se comunicar com a Alexa e pedir-lhe para ler os e-mails.

Tables, uma ferramenta da Google ligada ao nosso correio eletrónico

O Tables é um novo projeto criado pela Google, que permite a colaboração de várias pessoas numa única tarefa. O seu funcionamento é semelhante ao do Trello. Cria um quadro virtual através do qual outras pessoas e convidados podem interagir. Esta ferramenta está ligada ao correio eletrónico, o que permite o envio de alertas sobre uma tarefa ou projeto partilhado.

A gestão de projetos com o Tables constitui a solução para quem procura uma alternativa à utilização tradicional das folhas de cálculo. Neste caso, acrescem funções de produtividade e comunicação por chat/correio para potenciar o trabalho em equipa.

De momento, o Tables é um projeto em fase de teste e só pode ser utilizado nos Estados Unidos. Contudo, dependendo da sua eficiência e popularidade, prevê-se que possa chegar dentro de pouco tempo à Europa e a outros continentes.

Agora que já conhece os melhores truques para o correio eletrónico, está pronto para aumentar a sua produtividade. Algo fundamental para enfrentar estes tempos de teletrabalho, uma época em que é fundamental fazer as coisas bem e de forma organizada para continuar a avançar.