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Gestiona tu correo electrónico de forma inteligente y reduce el correo basura

Correo electrónico - Celside Magazine

El correo electrónico se ha vuelto una herramienta imprescindible, ya sea por cuestiones de trabajo o simplemente para mantenerse conectado con familia y amigos. Ahora bien, que el correo electrónico sea un buen sistema de comunicación no le exime de tener problemas o cosas desagradables. Como, por ejemplo, el spam y la cantidad de información innecesaria que recibimos en él. Peor aún, cuando recibimos muchas notificaciones durante el día que nos impiden concentrarnos en lo que de verdad nos importa.

Por suerte, hay formas de poner límite a los molestos correos basura, a las comunicaciones no tan importantes y a las notificaciones invasivas. En este artículo te contamos cuáles son y cómo puedes aplicarlas.

Conoce tu bandeja de entrada

Lo primero que tienes que saber a la hora de aplicar medidas de control en tu correo electrónico es el funcionamiento que tiene la bandeja de entrada. Esta es la zona a donde llegan todos los mensajes y correos entrantes. 

Dependiendo del gesto de correo que uses, Microsoft, Gmail u otro, te darás cuenta de que hay más apartados además de la bandeja de entrada. Tienes la carpeta de enviados, borradores y papelera. También puede haber carpetas adicionales, dependiendo del gestor.

Cada vez que envías un correo, el sistema guarda una copia en la carpeta enviados. De la misma forma, cada vez que te llega un correo, el sistema guarda una copia en la bandeja de entrada. Si eliminas un correo se va a la papelera y si le pones una etiqueta adicional lo envías a otra carpeta. En este caso, la carpeta que nos interesa es la de entrada.

Activa el sistema de filtros y direcciones bloqueadas

La bandeja de entrada cuenta con algunos sistemas de filtro que es posible aplicar desde la zona de ajustes de tu cuenta de correo. Dependiendo del gestor de correos esta zona puede variar de posición.

Por ejemplo, en Gmail puedes ir a Filtros y direcciones bloqueadas para crear reglas de bloqueo. Con esto puedes introducir direcciones de correo de las cuales no quieres recibir mensajes. También puedes añadir palabras clave que aparezcan en el asunto de los correos entrantes. Cuando haces esto, el sistema lee esos parámetros y si ve que hay un correo entrante que está limitado por las reglas que has puesto, entonces lo bloquea y no permite que aparezca en la bandeja de entrada. Tampoco recibes una notificación por ese mensaje bloqueado.

Todos los mensajes que se hayan bloqueado de forma automática y según tus criterios de configuración se irán a la carpeta Spam. Sitio en donde los podrás revisar, para confirmar si se ha pasado un mensaje importante que no debería estar allí.

Usar clientes de correo multiplataforma

Los clientes de correo multiplataforma son programas que se pueden instalar en un ordenador o en el móvil y que permiten ver varias cuentas de correo electrónico a la vez. De esta forma, podemos centralizar todos nuestros mensajes en una sola aplicación sin necesidad de estar ingresando nuestras claves de correo cada vez. Esto, además, nos permite poner reglas universales que se aplican a todas las bandejas al mismo tiempo.

Por ejemplo, el cliente de correo Thunderbird cuenta con un sistema de filtro inteligente que detecta los mensajes basura. Una vez que lo hace, los envía de forma automática a la carpeta spam.

Para ello usa un sistema de aprendizaje automático en donde el programa aprende a identificar el correo no deseado, cuando nosotros lo marcamos con esa etiqueta y lo mandamos a la carpeta de spam. De esa forma, la próxima vez no será necesario que repitamos el proceso porque será el propio programa quien detecte ese correo basura.

Pero Thunderbird no es el único cliente de correo multiplataforma. También tenemos Opera Mail, Postbox, Zimbra Desktop, Outlook y EssentialPIM, entre muchos otros. Con prácticamente todos podemos crear reglas de mensajes para filtrar el correo basura que llega a nuestra bandeja de entrada.

Cancelar suscripciones innecesarias

Si estás cansado de recibir correos diarios con promociones e información irrelevante para ti, lo mejor que puedes hacer es cancelar las suscripciones a ciertas listas de correo. 

¿Qué son las listas de correo?

Las listas de correo son sistemas que permiten enviar un mismo correo a muchas personas a la vez. Esto se utiliza especialmente por empresas y compañías que buscan promocionar sus contenidos en internet. Para ello, cogen tu correo electrónico y lo meten en una lista automatizada que cada cierto tiempo envía a todos los usuarios de esa lista un mismo mensaje. Una lista puede tener unas pocas direcciones de correo, pero hay otras que pueden tener miles.

Para que tu dirección de correo aparezca en una lista de correos de este tipo, debes dar tu consentimiento. Esto es lo que haces cuando te metes a ciertas páginas web que te piden ingresar tu correo electrónico y suscribirte a sus plataformas. 

Cuando haces eso, estás autorizando a que te manden correos electrónicos cuando ellos estimen conveniente y sin importar si eso implica que te manden 5 correos en un mismo día. Algo que en principio no parece un gran problema, pero que se transforma en una pesadilla cuando estás suscrito a muchísimas páginas web o plataformas. 

Eso produce que recibas muchos mensajes en un día sobre cosas que quizá no te interesan tanto y que cada vez que te llegan activarán una notificación de sonido en tu teléfono u ordenador.

¿Cómo cancelar las suscripciones?

El sistema para cancelar las suscripciones es sencillo. Más en Europa en donde existe una normativa que obliga a las empresas a poner un enlace en el correo para desuscribirse de la lista de correo que envía ese mensaje. 

Lo único que tenemos que hacer es mirar en el correo que nos ha llegado y buscar al final del todo una nota que indica que nos podemos desvincular de la lista de correo. También puede aparecer la frase «Si no quieres recibir más correos de este tipo pincha aquí». Entonces verás un enlace que te llevará a una página en donde podrás desmarcar una casilla en donde dice «No deseo recibir más correos». También puede decir «Quitar mi correo de esta lista de correos».

Al salir de una lista de correos, el sistema o plataforma recordará nuestra preferencia y dejará de enviarnos correos automatizados a nuestra bandeja de entrada.

Crea carpetas nuevas y etiqueta tus correos

Si no quieres desuscribirte de algunas plataformas, lo que puedes hacer es poner etiquetas a determinados correos, para así organizar mejor tu bandeja de entrada. Por otro lado, debes saber que las únicas notificaciones que te llegan y suenan en tu teléfono u ordenador son las que avisan de que has recibido algo en tu bandeja de entrada.

Sin embargo, si creas carpetas nuevas y defines reglas para desviar los mensajes entrantes a esas nuevas carpetas, entonces no recibirás un bombardeo de notificaciones cada vez que te llegue un mensaje.

Por ejemplo, supongamos que estás suscrito a la lista de correos de una empresa y te interesa estar al tanto de sus promociones y descuentos. Pero, al mismo tiempo, no quieres ver las notificaciones y avisos de tus mensajes entrantes.

Pues creas una carpeta que diga el nombre de la empresa y creas una regla en tu cliente de correo que haga que todos los mensajes que sean de dicha compañía se vayan directamente a la carpeta que has creado.

Con esto, lo que haces es quitarte los avisos molestos y sonidos constantes. Además, controlas mucho mejor el contenido de esos correos, ya que eres tú quien abre la carpeta para mirar lo que hay de nuevo, sin necesidad de que recibas los avisos.

Las etiquetas sirven para organizar el correo entrante y funcionan en combinación con las carpetas que puedes crear. Puedes tener tantas etiquetas de correo como colores existen. Lo importante es crear etiquetas que agrupen con criterio los correos de empresas de un mismo ámbito o tema relacionado. Tampoco se trata de tener cientos de etiquetas, porque así te vas a estresar igualmente.

Foto de Solen Feyissa en Unsplash

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