PowerPoint incorpora una nueva función para practicar tus presentaciones

Realizar una presentación delante de una audiencia puede ser estresante. Sobre todo, para quienes sienten vergüenza al hablar en público. Es por eso que Microsoft ha decidido incorporar una nueva función en PowerPoint que permite practicar la presentación de un documento o diapositivas. De esta forma, los presentadores pueden prepararse mejor para el momento de la exposición y así sentirse más seguros. 

En el siguiente artículo te contamos todo sobre esta nueva función de PowerPoint y cómo funciona.

Nuevo estudio de grabación en PowerPoint

El gran cambio que ha hecho Microsoft en PowerPoint es la incorporación de un nuevo sistema de edición que permite grabar y modificar las presentaciones de diapositivas.

Para ello no solo se ha conformado con añadir un botón que dice Grabar. También ofrece una serie de modos personalizados para definir cómo queremos hacer la grabación. Los principales modos son:

Modo teleprompter

Este modo reproduce el sistema de apuntado electrónico usado habitualmente en los canales de televisión. Con este método un presentador que está siendo grabado o captado por una cámara puede leer en una pantalla la información que debe entregar al público. De esta forma garantiza una comunicación precisa y sin fallos en donde no es necesario depender exclusivamente de la memoria.

En el caso de PowerPoint, cuando una persona activa el ‘Modo teleprompter’ permite que el sistema grabe, pero al mismo tiempo le muestre en pantalla las diapositivas con el texto que debe decir o el asunto que debe explicar. De esta forma ayuda a que la exposición del tema sea mucho más fluida, ofreciendo además confianza al orador o presentador.

Modo presentador

Al activar este modo lo que ocurrirá es que aparecerá la diapositiva a presentar, junto con las miniaturas de las siguientes diapositivas. Todo esto en la misma pantalla.

Esta función sirve para que el presentador pueda leer o explicar determinada diapositiva, mientras revisa de forma simultánea las siguientes. De esta forma se refuerza el hilo y la fluidez de la presentación, sin silencios incómodos o tiempos muertos entre cada diapositiva.

Este modo se parece mucho a la vista de presentador ofrecida por PowerPoint Live.

¿Qué es PowerPoint Live?

PowerPoint Live es un sistema de diapositivas integrado en Microsoft Teams, la plataforma de comunicación, vídeo y chat ofrecida por Microsoft. Está pensada principalmente para entornos laborales y para estudiantes que necesitan compartir con profesores y compañeros sus presentaciones previamente creadas en PowerPoint.

Esta experiencia de presentación remota fue presentada por Microsoft en marzo de este año. En ese momento la compañía detalló los beneficios de usar la nueva herramienta, especialmente en reuniones con socios o compañeros que necesitan acceder a exposiciones grupales. Algo que mejora la productividad en entornos laborales y de estudio.

PowerPoint Live es tan completo que además permite la gestión de varios presentadores en una sola reunión virtual. En este caso, existe un presentador o anfitrión principal que luego puede integrar a otros copresentadores que hablarán durante la transmisión o reproducción del vídeo.

De hecho, el presentador principal puede ceder el control de la reunión a otro copresentador, para facilitar la gestión u organización de la sala virtual.

Modo diapositiva

Es el modo minimalista ofrecido por el nuevo estudio de grabación incluido en PowerPoint. Si lo activamos solo veremos la diapositiva que hemos creado, sin vistas en miniatura o texto adicional.

En este caso, si estamos grabando la presentación, el público no nos verá hablar directamente a cámara y podrá ver si hacemos anotaciones adicionales sobre la diapositiva que hemos creado.

Este modo está pensado para presentaciones espontáneas, en donde no es necesario estar tan pendiente de mirar a la cámara.

Editar una grabación en PowerPoint

Una vez que hemos terminado de grabar una presentación con PowerPoint, podemos luego observar el resultado y compartir automáticamente el contenido con otras personas.

Antes de enviar la grabación la podemos editar. Una vez que hayamos finalizado con la edición, podemos exportar el contenido y crear el archivo definitivo.

Si no sabes cómo presentar una diapositiva, usa Presenter Coach

Presenter Coach es, literalmente, un entrenador virtual que te ayuda a mejorar la forma en que te expresas durante una presentación.

Es una característica que usa un sistema de inteligencia artificial para hacer recomendaciones sobre ritmo a la hora de hablar, uso de lenguaje inclusivo y advertencia sobre palabras que podrían sonar mal durante tu presentación.

Para acceder a esta herramienta debes buscar el apartado Ensayar con el entrenador en la pestaña de Presentación de diapositivas. Al activarla y comenzar una grabación, verás en pantalla las sugerencias y recomendaciones del coach IA incorporado. Al finalizar la grabación de prueba el sistema creará un informe que resume lo que has hecho y si es necesario aplicar otras sugerencias.

Nuevas funciones de trabajo en equipo de Office

El nuevo estudio de grabación incluido en PowerPoint no es la única medida enfocada a mejorar el flujo de trabajo en equipo.

Microsoft publicó el día 2 de noviembre un artículo en su página oficial en donde habla de otras características enfocadas a este objetivo. Todo esto, entendiendo que en el mundo moderno no todo es correo electrónico, hojas de cálculo y presentaciones planas.

También se van integrando las videollamadas, los sistemas de chat y otras funciones destinadas a facilitar aún más la productividad en las comunicaciones. Entre las nuevas herramientas mencionadas por Microsoft tenemos:

Microsoft loop

Una aplicación que combina un sistema de lienzo compartido que permite la comunicación fluida entre varios dispositivos conectados. Una especie de Trello supervitaminizado en donde varias personas pueden trabajar de forma simultánea. Algo que permite a todos los integrantes de un equipo tener la información más reciente de un proyecto o plan de trabajo.

Microsoft loop cuenta con componentes de bucle que permiten la fluidez constante de la información compartida, combinados con un sistema de votación para generar consenso y reforzar decisiones importantes en el equipo. También hay un rastreador de estado para conocer la evolución de cada uno de los integrantes y observar las actualizaciones y aportes que han hecho al proyecto.

Context IQ

Es un sistema basado en inteligencia artificial que facilita la búsqueda de información y también su exposición en entornos de trabajo en equipo. De esta forma se pueden obtener sugerencias para mejorar la ortografía en el editor de texto, hasta recomendaciones para programar una reunión en un horario adecuado para el resto de los participantes.

Todo esto es posible porque Contexto IQ analiza las variables de trabajo y predice opciones y oportunidades. Todo ello, luego, se transforma en recomendaciones que nos aparecen durante la participación de un sistema de trabajo en equipo como Microsoft Loop.

Clipchamp

Este es un nuevo editor de vídeo ofrecido por Microsoft. Técnicamente, Clipchamp ya existía. Pero fue adquirido por la compañía precisamente para potenciar la producción de contenido en equipo y también para la creación de vídeos profesionales. Esto enfocado en creadores de contenido de las distintas plataformas de vídeo, como YouTube y Twitch, entre otras.

Microsoft mira hacia el futuro de las comunicaciones

Con todos los cambios y ajustes realizados por Microsoft, queda claro que la compañía que se está adaptando a los nuevos tiempos en donde comunicarse no solo depende del correo electrónico o WhatsApp.

Microsoft es consciente de esta evolución y da el paso unificando su plataforma de videollamadas con la inteligencia artificial basada en la nube y los flujos de trabajo interactivo en PowerPoint. De esta forma no solo reinventa su conocida suite de trabajo Office, sino también la forma en que las personas interactúan entre sí a la hora de planificar proyectos.

Es importante señalar que algunas de las nuevas funciones y herramientas para Office mencionadas en este artículo estarán disponibles a partir del próximo año. Puedes revisar la nota de prensa completa de Microsoft en su página oficial.

Foto de Headway en Unsplash